Negócios digitais: como se adaptar ao modelo do futuro - Por Getulio Zanotti

Os novos modelos de trabalho, como híbrido e remoto, trouxeram a luz os dois maiores problemas que negócios enfrentam: empresas que não entendem como a própria operação funciona, e funcionários sem preparo ou conhecimento apropriado resolvendo tudo no jeitinho.

Vamos abordar a estratégia para que a digitalização não crie um novo caos no negócio, e como isso beneficia não só quem planeja migrar para o híbrido ou remoto, mas também quem ainda trabalha presencialmente.

1. Comunicação

O primeiro segmento a ser digitalizado em qualquer negócio deve ser sempre a comunicação. Não só isso evita informação perdida e falhas de comunicação, como também garante que todos sempre consigam se comunicar rapidamente, onde quer que estejam. Muitas empresas acreditam que assinar licenças do Teams, Slack ou similares resolve a questão. A realidade é mais dura: sem método, qualquer plataforma vira apenas um novo canal de confusão digital.

Para estruturar a comunicação de forma eficiente, o primeiro passo é definir a hierarquia e a finalidade de cada canal. Comunicados institucionais devem ser centralizados em plataformas de alta visibilidade, como WhatsApp ou murais do Teams, garantindo o alinhamento imediato e confirmação de leitura. A colaboração, incluindo troca de arquivos e conversas de equipe, deve ocorrer exclusivamente em ferramentas internas como Slack ou Trello, limitando a participação aos envolvidos essenciais para preservar a produtividade. O e-mail deve ser reservado para interações externas e formalizações com clientes. Por fim, as reuniões devem ser restritas a alinhamentos periódicos, reestruturações ou decisões críticas que demandem interação humana real.

2. Acesso a informação

Digitalizar o acesso a informação é garantir que haja consistência na forma como a empresa funciona. No caso da ausência de um colaborador, ou da chegada de um novo, o processo precisa seguir, e é preciso constância. A empresa deve construir uma "fonte única de verdade" onde o conhecimento se torne um ativo institucional e não individual. Isso significa transitar do modelo de "perguntar ao colega" para um ecossistema de documentação viva.

Utilize ferramentas como Notion, trello ou outro sistema de documentação para centralizar manuais de processos, históricos de decisões, relatórios e fluxos de trabalho. Ao estruturar uma base de conhecimento acessível e organizada, a organização garante a governança dos dados e a continuidade da operação, independente de onde a equipe esteja fisicamente.

3. Automatizar

Este deve ser o último passo da digitalização de qualquer negócio. Automatizar um processo antes de organizá-lo é um erro estratégico: o resultado é apenas a aceleração do caos. Primeiro, o fluxo deve estar organizado e digitalizado.

Tarefas como arquivamento, formatações e importações de dados são um dreno de atenção humana. Ao delegar esse "trabalho braçal" à tecnologia, liberamos o time para focar em atividades de alto valor.

4. Conhecimento

Não é razoável exigir alta performance de equipes que nunca foram treinadas para tal. Para operar com fluidez, é preciso dominar três pilares essenciais: etiqueta digital (saber qual canal usar para cada mensagem), organização de tarefas e noções fundamentais de segurança da informação.

Como sugestão, o investimento em treinamentos específicos das plataformas adotadas, metodologias como Scrum, LGPD e automação é o que garante que as ferramentas potencializem a gestão.

O Veredito

Adaptar-se ao modelo digital é um caminho sem volta, mas que não aceita atalhos. Sem método, a ferramenta vira distração. Sem processo, a automação vira erro. E sem conhecimento, a equipe vira refém. O "negócio do futuro" é, na verdade, um negócio organizado no presente. Contratar o sistema mais caro só por ser líder de mercado não vai te levar a lugar nenhum. Mas organização e conhecimento sim!

Getulio Zanotti, é especialista em digitalização de negócios, programador por formação e fundador da Aion Inovação, consultoria focada em organização de processos, automação e uso prático de tecnologia nas empresas.